很多公司在營運過程中都會遇到一個問題：「公司人數變多或變少時，影印機需要跟著換嗎？」尤其是擴編、縮編、部門調整或改成混合辦公模式時，原本的影印設備往往開始出現「不夠用」或「用不到」的情況。

影印機的選擇，其實和公司人數、文件量高度相關。當人數增加時，常見的狀況包括影印速度不夠快、同時使用容易排隊，甚至設備過度負荷而頻繁出狀況；反過來說，若公司規模縮小，原本的大型設備反而變成固定成本負擔，每月印量不高卻仍需維持高規格機型。

這時候，許多人會開始思考是否需要「調整影印機配置」。實務上，影印設備並不是一成不變的，公司規模變化時，重新評估影印需求反而能讓辦公效率更好。舉例來說，部門分散後，可能改為多台小型設備更實用；若集中辦公，則可能需要高速、多功能機型來應付大量文件。

另一個容易被忽略的重點是「未來半年到一年的使用預期」。如果只是短期擴編或專案人力增加，選擇彈性較高的方案會比一次性更換設備來得實際。相反地，若公司已明確進入成長期，提早調整設備等級，反而能避免頻繁更換造成的不便。

總結來說，影印機是否需要更換，並不是看設備用了多久，而是看是否仍符合目前的辦公型態。定期檢視人數變化與實際使用狀況，才能讓設備真正配合公司發展，而不是成為隱形負擔。